El análisis de las cuentas contables es una herramienta de control necesaria para la toma de decisiones, ya que permite tener la seguridad del saldo real que conforma el Balance General de la lnstitución, ofreciendo beneficio para su buen desempeño y desarrollo de la institución
Objetivo
- Mantener la información contable debidamente actualizada.
- Depurar de las cuentas Contables para reflejar cifras reales en los Estados Financ‹eros
- Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones especificas.
- Incorporar a los sístemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones
- Contribuir al fortalecimiento de los procesos operativos y administrativos en Io referente a los servicios prestados en el Programa de Gestión Financiera.
- Desarrollar el alcance de las metas y logros establecidos, por el Programa.
Procedimiento General:
Este proceso consiste en analizar las diferentes cuentas contables que arrojan los Estados Financíeros de la siguiente manera:
1. Determinación de la cuenta contable a analizar:
El Plan de Trabajo es elaborado al inicio de cada período anual por los funcionarios del Årea de Analisis Contable en coordinación con la jefatura de la Sección de Contabilidad, en el se determinan las cuentas contables por analizar anualmente.
Revisión del saldo en łos Estados Fìnancieros:
Mediante la forma "F ZRSACT", se genera el Balance Sítuación, el cual permite visualizar los saldos de las cuentas contables por analizar a una determinada fecha
Determinación de Historial de la cuenta para establecer el punto de partída, (NX o BANNER).
Si el regìstro de la conformación del saldo antecede, al período del 2007, esta información se debe de consultar en el sistema anterior NX de acuerdo al catálogo correspondiente y a partir del año 2008 la información se consulta en el Sistema BANNER en la forma F ZRDCTA.
2. Conciliación de las partìdas que conforman el saldo de una determinada cuenta a analizar.
Una vez que se tiene la información en Excel, se procede a la revisión de los montos de los débitos y créditos para determinar las diferencias a revisar, si se generara esta situactón se determinará en el estudio que se está realizando si el saldo esta correcto o si procede algún ajuste contable.
Algunas cuentas tienen un gran volumes de transacciones de acuerdo a su naturaleza, su análisis será en un tiempo indefinido.
Conformación del saldo de la cuenta en proceso de análisis y recopilacìón de la información. (Búsqueda, impresión, copias y entrevistas).
Una vez identificadas las transacciones con saldos erróneos se procede a la recopilación de la documentación soporte para la confección de los asientos de ajuste, la recopilación de esta información también Ileva un tíempo considerable (búsqueda, ímpresión, copias y entrevistas de los hechos acontecídos).
3. Confección de los oficíos si así Io requíere la cuenta anaIízada.
Cuando se requiere se debe de elaborar oficios, informando o solicítando información a las diferentes instancias, para respaldar los distintos casos que se presentaron producto del análisis efectuado.
7. Coordinación de reuniones si así lo requiere la cuenta analizada.
Cuando se requiera es necesario coordinar reuniones con las áreas involucradas para aclarar o discutir anomalìas en los procesos que estén afectando la cuenta analizada y posterior se debe elaborar las minutas para su respectivo respaldo.
8- Confección de los asientos de ajuste que requiera el caso
Una vez finalizado el anźlisis y si asi Io requiere, se procede a elaborar el (os) asiento de ajuste según corresponda. El asiento se confeccionará en el formato establecido en Excel y se digita en el sistema BANNER en la forma FVAJVCD.
Una vez que se haya ingresado en BANNER se procede a imprimir para la revisiôn de la digitaciôn en la Forma FZRDACR
9- Revisión del Informe de la cuenta analizada
Una vez terminado el análisis de la cuenta se elabora el informe respectivo, el cual es discutido en conjunto con el(a) coordinador (a) del área para la toma de decisiones referente a la conformación del saldo de la cuenta.
10. Confección del Informe final de la cuenta analizada
Se procede a confeccionar el informe mediante un formato establecido en Excel en el cual se detalla la naturaleza de la cuenta ana(izada, fecha de corte y la conformación del saldo.
En un Ampo se archiva toda la documentación que respalda el análisis
elaborado
Otros pasos a tener en
cuenta.
- Que cuadre la contabilidad (el debe y el haber deben ser iguales)
- Que todas las cuentas de gasto tenga destino
- Que la venta tenga costo de venta
- Que la compra de existencia tenga su tranferencia
- Que la clase 6 sea igual a la 9
- Que la 61 sea igual a la 60
- Que cada cuenta sea positivo
- Que las cuentas respeten su naturaleza
- Que las cuentas sean razonables
- Que las operaciones se hallan registrado en la cuenta correcta
- Que cada cuenta se haya realizado la conciliación por mes
- Que toda las operaciones tenga referencia( tipo de doc, serie, número)
Adicional a ello:
- Revisar si las glosas son de gran ayuda para el analisis
- Si guarda uniformidad
- Si el tipo de documento utilizado es el correcto.
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