¿Qué documentos necesitas para sustentar tus gastos de viaje?

Muchos empresarios, creen que solo con la factura y la constancia de pago se demuestra que el gasto ha sido realizado. Sin embargo, esto no es suficiente. Es por ello que a continuación detallamos los medios probatorios que debes tener en cuenta para no perder el gasto y el crédito fiscal.

Entre los documentos que pueden sustentar los gastos de viaje, se incluyen:

• Constancia de que los empleados están registrados en la SUNAT (PLAME).
• Invitaciones de terceros o coordinaciones para reuniones, conferencias, visitas a clientes o proveedores, mediante correos electrónicos, cartas, publicidad o inscripciones en eventos, congresos y seminarios.
• Aprobación, si corresponde, del superior inmediato o de la dirección para asistir al destino, reflejada en el boleto de transporte.
• Documentos que certifiquen la presencia del personal en el destino (como facturas de hotel, alimentación, transporte, entre otros).
• Evidencia de la participación en reuniones de trabajo, ventas, estudios o capacitaciones que justificaron el viaje del empleado.
• Informes o documentación que acrediten las actividades realizadas, acuerdos alcanzados o propuestas de negocios.
• Presentación de viáticos al área correspondiente de la empresa.
• Documentos que confirmen la entrada y salida del país en el caso de viajes internacionales.
• Evidencia de la participación en eventos, como registros de asistencia, credenciales, fotos o videos.
• Registros audiovisuales o impresos del evento, incluyendo el merchandising entregado o recibido.
• Notas de débito o crédito en caso de variaciones en los precios de bienes o servicios.
• Correos electrónicos relacionados con la justificación del gasto.
• Registro contable de las operaciones en los libros de la empresa y comprobación de la forma y momento de pago.
• Cualquier otra documentación física o digital que permita validar razonablemente la realización del viaje.

¿Ya conocías estos sustentos? ¿Cuentas con algunos de ellos? Si no es así, es recomendable comenzar a recopilarlos cuanto antes para evitar perder tu crédito fiscal y que el gasto sea rechazado en una fiscalización. Recuerda que demostrar la fehaciencia de los gastos no se limita solo a presentar facturas y comprobantes de pago. Es fundamental respaldar estos documentos con pruebas adicionales que justifiquen adecuadamente el gasto realizado.